カテゴリー: Excel

エクセル&スプレッドシート プルダウンで選択出来るようにする方法

プルダウンで選択できるようにしたい！

エクセルやスプレッドシートで、管理表などとして利用する際に、入力項目を選択肢から選ぶだけで入力できるようにしたいと思ったことありませんか？在庫管理など、項目名が長いと特にいちいち手入力するのは面倒ですよね。プルダウンで選択出来るようにする方法ですが、とっても簡単ですのでご紹介いたします。

スプレッドシートでの設定方法

スプレッドシートでの設定方法ですが、『データの入力規則』という機能を使っておこないます。

手順
  1. スプレッドシートを開きます
  2. プルダウンで選択できるようにしたいセルを全て選択します
    対象セル選択
  3. 右クリック>データの入力規則を選択
    データの入力規則選択
  4. 条件で『リストを直接指定』を選択
    リストを直接指定選択
  5. 右のテキストボックスに選択肢をカンマ区切りで入力
    カンマ区切りで入力
  6. 各種設定を選択したら保存
    完了

『セルにプルダウンリストを表示』にチェックを付けると、プルダウンで選べることがわかりやすいです。
『無効なデータの場合』ですが、選択肢以外の文字を入力しようとした際に、『警告を表示』だと警告文言が出ますが入力ができ、『入力を拒否』だと入力ができないようになります。

エクセルでの設定方法

  1. エクセルを開きます
  2. プルダウンで選択できるようにしたいセルを全て選択します
  3. メニューの『データ』>入力規則を選択
    入力規則
  4. 許可で『リスト』を選択
    リスト
  5. 下のテキストボックスに選択肢をカンマ区切りで入力
    カンマ区切りで
  6. 各種設定を選択したら保存
    完了

以上となります。

エクセル＆スプレッドシート　パスワードを設定・解除する方法

エクセルやスプレッドシートにパスワードをかける方法

ビジネスの場合などに特に必要となる場面があるのではないでしょうか。
個人情報や重要な値が含まれてるデータですと、メールなどに添付して相手方に送信する際に、情報漏えいのリスクを考えたらとてもそのままでは送信できないですからね。
ファイルを圧縮する際にパスワードをかける方法なんかもあったりしますが、今回はファイルそのものにパスワードをかけることでセキュリティを高める方法をご説明いたします。

エクセル（MacOS）の場合の手順

  1. パスワードをかけたいファイルを開きます。
  2. メニューバー「ファイル→名前をつけて保存」を選択します。
  3. 「ファイル形式」の下に表示される「オプション」を選択します。
  4. 「書き込みパスワード」と「読み取りパスワード」の設定画面が表示されるので設定する。
    ※書き込みパスワード→設定すると、ファイルを上書き可能な状態で開く際に書き込みパスワードの入力を求められるようになります。
    ※読み取りパスワード→設定すると、ファイルを開く際に読み取りパスワードの入力を求められるようになります。
    ※どちらも設定すると→ファイルを開く場合に読み取りパスワードの入力を求められ、つづいて上書き可能な状態で開く際にも書き込みパスワードの入力を求められるようになります。
  5. パスワードの再入力を求められるので同じパスワードを入力します。
  6. あとは通常と同じ操作でファイルを保存するだけで完了です。

スプレッドシートの場合の手順

スプレッドシートには「ファイルにパスワードをかける」という概念が存在しません。 ではどうするのかといいますと、そもそもスプレッドシートはGmailアカウントで共有設定をすることによって1つのファイルを複数人で閲覧・編集でできるようにする仕組みになっているので、見せたいアカウントに対してだけ共有すればOKです。 共有にもいくつかの権限があるので、用途に応じて権限を決めることでパスワード設定と同じ効果を得ることが可能です。

  1. 対象のスプレッドシートを開きます。
  2. 画面右上の「共有」ボタンを押下します。
  3. 入力欄が表示されるので共有したいアカウントを入力します。
  4. 入力欄右にえんぴつアイコンが表示されている箇所で権限を変更します。
    ※えんぴつアイコン→編集可能
    ※吹き出しアイコン→コメントのみ可能
    ※目アイコン→閲覧のみ可能
  5. 以上で完了です。

この操作を活用することで、高いセキュリティでデータを管理したり、メールなどに添付して安全なデータのやり取りが可能になります。
知らなかった人や、思い出せない人の助けになればとても嬉しく思います。

エクセル＆スプレッドシート　複数のセルの文字列を合体させる方法

複数のセルの文字列を合体させる方法

今回はエクセルやGoogleのスプレッドシートで、複数のセルに入力されている文字列を一つの文字に合体させる方法をご説明したいと思います。
この方法は、例えば名前が姓と名でそれぞれ別の列で入力されていた場合に、一括で簡単にフルネームを1つのセルにまとめることができちゃいます！
その他にも住所で都道府県と市区町村、番地やマンション名などがそれぞれ別の列に分かれている場合にも活用できるので、地味ですが利用頻度としてはかなり多いのではないでしょうか？

手順

※姓がA列、名がB列に記入されている場合

  1. フルネームの形で入力したいセルを選択します。
  2. そのセルに「=A2&B2」と入力します。
  3. これで手順1で選択したセルに姓名が合体した形で入力されます。複数行ある場合には下までオートフィルで引っ張るだけでOKです！

「＆（アンド）」を使うだけ

ようするに「＆（アンド）」を使えばいいということです！
たったこれだけで地道に入力し直す必要なく、一気に簡単に複数セルの文字列を合体して1つにまとめることができます！
ぜひご活用ください。

エクセル＆スプレッドシート　連続番号を振る方法(row関数)

連続番号を振る方法(row関数)

エクセルとGoogleのスプレッドシートで、連続番号を振る方法です！
row関数といって、管理表を作るときなどにとても高い頻度で使用できる便利な関数なのですが、操作方法を動画にまとめました。

とても簡単なので、是非参考にしてみてください。

エクセル＆スプレッドシート　方眼紙の作り方

エクセル＆スプレッドシートで方眼紙を作る方法

世間では「百害あって一利なし」と批判されることもあるエクセル方眼紙ですが、すでに社内であたりまえのように運用されていたりして、不便に感じてはいても使うしかない状況もあるのではないでしょうか？
もちろん使いやすいと感じて利用している方も少なくないのかもしれません。
いずれにしても、いちからエクセル方眼紙を作成したい方のために基本的な部分をまとめてみました。

こちらをぜひ参考にしていただければと思います！

エクセル＆スプレッドシート　値が0の場合に空白を表示する方法

Excel＆Spreadsheetで値が0の場合空白にする（非表示にする）方法

ExcelやGoogleのスプレッドシートで、計算結果の値が0になった場合に空白（非表示）にしたい、あるいは-(ハイフン)などの特定の文字で表示されるようにしたい場面があるかと思います。
私自身そういうケースが出てきたことが実際にあります。
そんな時にこのIF関数を用いた方法を活用していただければOKです！

実用性がとても高いので、是非参考にしてみてください！

エクセル＆スプレッドシートで小数点以下を切り捨てる方法

エクセル＆スプレッドシートで小数点以下を切り捨てる方法

Excelやスプレッドシートで、小数点を含む値になった場合に、小数点以下を切り捨てたいケースがあるかと思います。
幾つかの手段がありますが、今回は「INT関数」を活用することで、簡単に小数点以下を切り捨てる方法をご説明します。

非常に簡単なので、こちらを活用していただければと思います！

エクセル・スプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法

エクセルやGoogleのスプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法

エクセルやGoogleのスプレッドシートで、管理帳票を運用する場合などに、決まった選択肢や名称を都度入力するのは大変面倒ではないでしょうか。 そんな時に役立つのが「プルダウンリスト」です！ あらかじめ決まった項目名をリストとして設定することで、セル上でプルダウンで選択するだけで簡単に入力できるようになります。

この方法を知っているだけで、毎回のルーチン作業が一気に楽になること間違いなしです！！

エクセル＆スプレッドシート　同じ列の複数セル内に入力された数値をカンマ区切りで結合する方法

「複数セル内に入力されている数値をカンマ区切りで全部まとめたい」

エクセルやスプレッドシートで、特定の条件で集計したい場合などにでてくる要望ではないでしょうか。

数件程度であれば1件づつ手動で区切ることも可能ですが、対象データが数十件数百件ともなると膨大な時間がかかってしまい現実的ではないですよね。

今回はそんな要望を叶える方法をご説明します。

エクセルとスプレッドシートそれぞれでの操作をまとめた動画もページ下部に用意してます。

エクセルで入力されている数値を全てカンマ区切りでまとめる方法

エクセルの場合には、「CONCAT」という関数を活用して結合することが可能です。

手順

  1. まずはカンマ区切りでまとめたい数値や文字列を入力します。※A列が対象の場合で説明を続けます
  2. 隣のセルに「=(A1&”,”)」と入力します。　
  3. 対象のセルをオートフィルすると、「対象の値,」のかたちが出来上がります。
  4. 最後にカンマ区切りでまとまった値を入れたいセルを選択し、「=concat(A1:A10)」と対象の値が入力されたセルを範囲指定します。

    5. 以上で完了です。

スプレッドシートで入力されている数値を全てカンマ区切りでまとめる方法

スプレッドシートの場合には、「CONCATENATE」という関数を活用して結合することが可能です。

手順

  1. まずはカンマ区切りでまとめたい数値や文字列を入力します。※A列が対象の場合で説明を続けます
  2. 隣のセルに「=(A1&”,”)」と入力します。　
  3. 対象のセルをオートフィルすると、「対象の値,」のかたちが出来上がります。
  4. 最後にカンマ区切りでまとまった値を入れたいセルを選択し、「=concatenate(A1:A10)」と対象の値が入力されたセルを範囲指定します。

    5. 以上で完了です。

手順の動画

番外編「VBAを活用する方法　※エクセルのみ」

エクセルの場合には、VABを活用することでも結合することが可能です。

手順

  1. 数値の入力されたシートが表示された状態で、「Alt+F11」または、「ツール→マクロ→VisualBasicEditor」でVBAを開きます。
  2. 開きましたら、画面上部の「挿入」→「標準モジュール」を選択します。
  3. 画面に新たなウィンドウが表示されますので、下記を貼り付けます。
    ————————————
    Function ketug(a)
    For Each cl In a
    s = s & cl & Chr(44)
    Next cl
    ketug = Left(s, Len(s) – 1)
    End Function
    ————————————
  4. 数値の入力されたシートに戻り、セルB1へ「=ketug(A1:A100) 」と入力しEnterキーを押下します。
  5. B1セルにA1~A100数値全てがカンマ区切りでまとまった数値が表示されます。

以上で完了です。

 

【Excel】2つの列の数値の差分を求める方法

今回は、Excelにおいて2つの列の数値の差分を求めるときの方法についてご説明します。

 

勿論、どちらかの列が絶対に大きい（小さい）場合、単純に引き算で求めることもできますが（ex.A1-B1）

そうでない場合はマイナス数値が出てしまいます。

今回はマイナス値ではなく差分を出したい場合の方法になります。

このような場合、ABS（アブソリュート）関数を使います。

0420画像

ABS関数を用いた場合、絶対値で返します。

ですので、例えばA1とB1の列の差分を求める場合、

ABS(A1‐B1 )となります。

この関数を入力すれば、2つの数値の差分を求められます。

 

今回は以上となります。