Gmailで届いたメールに自動で返信する方法

夏休みやお正月などの長期休暇に入る時、メールに対する返信がしばらくできない時があります。
そんな時は、使用しているメーラーの自動返信機能を使って、対応しましょう。
この機能は外国人の方の方が使用している率が高いように感じます。きっと外国では、長期休暇が普通なのでこの機能が浸透しているのかもしれないですね。

まずは設定方法

まずは、不在通知の機能がどこにあるのかを説明します。もし、インボックス(Inbox)を使用している場合、左メニューのGmailからGmailに戻ってから作業してください。

  1. Gmailの受信トレイを開く。
  2. 右上の「歯車マーク」を押下。
  3. 「設定」を押してGmailの設定画面に入る。
  4. 「全般タブ」の一番下の方にある「不在通知」機能を設定する。

設定方法

gmail自動返信

  1. まずは、不在通知機能をオンにして、開始日と終了日を決めます。日付をクリックするとカレンダーが出てきてカレンダーから年月日を指定できるので安心です。(年月日を決められるので、設定しっぱなしでも翌年に影響が出ませんので安心設計ですね。
  2. 次に、件名を決めます。夏休みなら「夏季休暇のお知らせ」お正月なら「冬季休暇のお知らせ」などが無難かもしれません。
  3. メッセージを記載します。これが一番大変かもしれないですが、自分のメーラーの中で「長期休暇」とか「夏季休暇」とか調べれば、参考になる文面の一つも見つかるかもしれないですね。
  4. 「連絡先のメンバーにのみ返信する」「契約したドメインの人にだけ返信する」が選べますが、何も選ばなければ、全部のメールに返信しますので、私は何もチェックを入れません。

これで、自動返信は完了です。注意が必要なのが、「時間指定はできない。」点です。日付が変わった時点で動き出しますのでそこはきっちりご確認ください。

G suite(旧Google Apps)の削除してしまったユーザーを復活させる方法

公式サイトには
https://support.google.com/a/answer/1397578?hl=ja
こちらのように記載があり、基本的には読んで作業すれば良いのですが、何分、わかりにくい。
なので、キャプチャーを撮ったので、貼り付けておきます。

とにかく、メニューが探しにくい!

ちなみに5日をすぎると復活できない模様です。
このコンソールでは、2人だけ復活可能対象のアカウントがありました。

Gmail 普段使っているメールソフトでGmailを利用する方法

普段使い慣れているOutlook等のメールソフトで、Gmailを利用したい場合があるかと思います。

わざわざ別画面で確認するもの面倒だと思いますので、そんな時はこの方法で設定をすれば大丈夫です。

1.Gmailで「IMAP」アクセス機能を有効にする。

まずはGmaulを開き、右上の歯車マークから設定画面に進みます。

設定画面内の「メール転送とPOP/IMAP」をクリックします。(1)

デフォルトではステータスが「IMAP 無効」となっているはずなので、「IMAPを有効にする」(2)を選択し、画面下部から変更を保存します。(3)

無題クリップ_060315_090720_PM

2.メールソフトとGmailを連携させる。

例)Outlook2013の場合

まずは「ファイル」→「情報」→「アカウントの追加」と進んでいきます。

無題クリップ_060415_090106_PM

すると、アカウントの追加画面が開きますので、

「自分で電子メールやその他のサービスを使うための設定をする(手動設定)」→「次へ」と進み、

無題クリップ_060415_090248_PM

「POPまたはIMAP」→「次へ」と進みます。

無題クリップ_060415_090406_PM

各情報を入力します。

「ユーザー情報」

■名前→メールアカウント名(お好きなものでOK)

■電子メールアドレス→Gmailアドレス

「サーバー情報」

■アカウントの種類→IMAP

■受信メールサーバー→imap.gmail.com(Google指定)

■送信メールサーバー→smtp.gmail.com(Google指定)

「メールサーバーへのログオン情報」

■アカウント名→Gmailのメールアドレス

■パスワード→Gmailのパスワード

それぞれ入力が完了したら、右下にある「詳細設定」へと進みます。

無題クリップ_060415_090756_PM

開いた画面の「送信サーバー」タブを開き、「送信サーバーは認証が必要」にチェックを付けます。

(チェックをつけると自動的に「受信メールサーバーと同じ設定を使用する」が選択されるのでそのままでOK)

無題クリップ_060415_090857_PM

続いて「詳細設定」タブを開き、各項目を設定します。

■受信サーバー→993

■使用する暗号化の種類→SSL

■送信サーバー→587

■使用する暗号化の種類→TLS

無題クリップ_060415_091010_PM

その後、アカウント設定画面に戻ったら「OK」を押せば、そのまま送信テストが実行されますので、完了したらOutlookにGmailのデータが取り込まれます。

無題クリップ_060415_091446_PM

また、Outlook内のローカルメールを「Gmail」の同じ項目へドラッグすることで、Outlookで送受信したメールをGmailで管理することも可能です。

(OutlookのデータをGmailに移行するイメージ)

 

以上で設定が完了となります。

【Gmail】特定の相手から来たメールを仕分ける方法

Gmailで、フィルタ機能を使うことでメールを仕分ける方法です。

 

1.まず、歯車のアイコンをクリックし設定を選択します。

フィルタ設定1   

2.フィルタタブをクリックします。

3.画面下方にある「新しいフィルタを作成」をクリックします。

フィルタ設定2

4.必要な設定を入力し、「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

From:差出人のメールアドレス

To:宛先のメールアドレス

件名:メールの件名を対象とした検索キーワード

含む:メール内に含む検索キーワード

含まない:メール内に含まない検索キーワード

フィルタ設定3

5.次の画面で、以下の設定を行います。

受信トレイをスキップ:受信トレイに入れずアーカイブする

既読にする:メールを既読にする

スターを付ける:スターを付けて見落とさなくする

ラベルを付ける:あらかじめ作成したラベルに分類分けする

次のアドレスに転送する:他のメールアドレスに自動転送させる

削除する:自動的に削除してゴミ箱に移動させる

迷惑メールにしない:迷惑メールにせず受信トレイに残す

常に重要マークを付ける:見落としたくないメールにマークを付ける

重要マークを付けない:重要マークがついてしまっているメールから重要マークをはずす

適用するカテゴリ:個人、ソーシャル、プロモーション、新着、フォーラムに仕分ける

6.「フィルタを作成」をクリックすると、設定した内容が実行されます。

設定4

※今まで受信したメールも対象としたい場合は、「一致する○件のスレッドにもフィルタを適用する」のチェックボックスに

   チェックするようにして下さい。

 

以上で完了となります。

【Gmail】ラベルを設定してメール整理する方法

Gmailで、ラベルを設定することでメールを整理してすっきりさせる方法です。

 

1.まず、Gmailの「設定」画面からラベルをクリックします。

 

2.【新しいラベルを作成】をクリックします。

ラベル設定1 

 

3.ラベル名を入力し、作成をクリックします。

 ラベル設定3

4.ラベルが作成されたことを確認します。

 ラベル設定4

5.ラベルを付けたいメールにチェックを入れ、ラベルを選択します。

ラベル設定5 

6.メールにラベルが付いたかを確認します。

ラベル設定6

 

以上で完了となります。