エクセル&スプレッドシート プルダウンで選択出来るようにする方法

プルダウンで選択できるようにしたい!

エクセルやスプレッドシートで、管理表などとして利用する際に、入力項目を選択肢から選ぶだけで入力できるようにしたいと思ったことありませんか?在庫管理など、項目名が長いと特にいちいち手入力するのは面倒ですよね。プルダウンで選択出来るようにする方法ですが、とっても簡単ですのでご紹介いたします。

スプレッドシートでの設定方法

スプレッドシートでの設定方法ですが、『データの入力規則』という機能を使っておこないます。

手順
  1. スプレッドシートを開きます
  2. プルダウンで選択できるようにしたいセルを全て選択します
    対象セル選択
  3. 右クリック>データの入力規則を選択
    データの入力規則選択
  4. 条件で『リストを直接指定』を選択
    リストを直接指定選択
  5. 右のテキストボックスに選択肢をカンマ区切りで入力
    カンマ区切りで入力
  6. 各種設定を選択したら保存
    完了

『セルにプルダウンリストを表示』にチェックを付けると、プルダウンで選べることがわかりやすいです。
『無効なデータの場合』ですが、選択肢以外の文字を入力しようとした際に、『警告を表示』だと警告文言が出ますが入力ができ、『入力を拒否』だと入力ができないようになります。

エクセルでの設定方法

  1. エクセルを開きます
  2. プルダウンで選択できるようにしたいセルを全て選択します
  3. メニューの『データ』>入力規則を選択
    入力規則
  4. 許可で『リスト』を選択
    リスト
  5. 下のテキストボックスに選択肢をカンマ区切りで入力
    カンマ区切りで
  6. 各種設定を選択したら保存
    完了

以上となります。

エクセル&スプレッドシート パスワードを設定・解除する方法

エクセルやスプレッドシートにパスワードをかける方法

ビジネスの場合などに特に必要となる場面があるのではないでしょうか。
個人情報や重要な値が含まれてるデータですと、メールなどに添付して相手方に送信する際に、情報漏えいのリスクを考えたらとてもそのままでは送信できないですからね。
ファイルを圧縮する際にパスワードをかける方法なんかもあったりしますが、今回はファイルそのものにパスワードをかけることでセキュリティを高める方法をご説明いたします。

エクセル(MacOS)の場合の手順

  1. パスワードをかけたいファイルを開きます。
  2. メニューバー「ファイル→名前をつけて保存」を選択します。
  3. 「ファイル形式」の下に表示される「オプション」を選択します。
  4. 「書き込みパスワード」と「読み取りパスワード」の設定画面が表示されるので設定する。
    ※書き込みパスワード→設定すると、ファイルを上書き可能な状態で開く際に書き込みパスワードの入力を求められるようになります。
    ※読み取りパスワード→設定すると、ファイルを開く際に読み取りパスワードの入力を求められるようになります。
    ※どちらも設定すると→ファイルを開く場合に読み取りパスワードの入力を求められ、つづいて上書き可能な状態で開く際にも書き込みパスワードの入力を求められるようになります。
  5. パスワードの再入力を求められるので同じパスワードを入力します。
  6. あとは通常と同じ操作でファイルを保存するだけで完了です。

スプレッドシートの場合の手順

スプレッドシートには「ファイルにパスワードをかける」という概念が存在しません。 ではどうするのかといいますと、そもそもスプレッドシートはGmailアカウントで共有設定をすることによって1つのファイルを複数人で閲覧・編集でできるようにする仕組みになっているので、見せたいアカウントに対してだけ共有すればOKです。 共有にもいくつかの権限があるので、用途に応じて権限を決めることでパスワード設定と同じ効果を得ることが可能です。

  1. 対象のスプレッドシートを開きます。
  2. 画面右上の「共有」ボタンを押下します。
  3. 入力欄が表示されるので共有したいアカウントを入力します。
  4. 入力欄右にえんぴつアイコンが表示されている箇所で権限を変更します。
    ※えんぴつアイコン→編集可能
    ※吹き出しアイコン→コメントのみ可能
    ※目アイコン→閲覧のみ可能
  5. 以上で完了です。

この操作を活用することで、高いセキュリティでデータを管理したり、メールなどに添付して安全なデータのやり取りが可能になります。
知らなかった人や、思い出せない人の助けになればとても嬉しく思います。

エクセル&スプレッドシート 複数のセルの文字列を合体させる方法

複数のセルの文字列を合体させる方法

今回はエクセルやGoogleのスプレッドシートで、複数のセルに入力されている文字列を一つの文字に合体させる方法をご説明したいと思います。
この方法は、例えば名前が姓と名でそれぞれ別の列で入力されていた場合に、一括で簡単にフルネームを1つのセルにまとめることができちゃいます!
その他にも住所で都道府県と市区町村、番地やマンション名などがそれぞれ別の列に分かれている場合にも活用できるので、地味ですが利用頻度としてはかなり多いのではないでしょうか?

手順

※姓がA列、名がB列に記入されている場合

  1. フルネームの形で入力したいセルを選択します。
  2. そのセルに「=A2&B2」と入力します。
  3. これで手順1で選択したセルに姓名が合体した形で入力されます。複数行ある場合には下までオートフィルで引っ張るだけでOKです!

「&(アンド)」を使うだけ

ようするに「&(アンド)」を使えばいいということです!
たったこれだけで地道に入力し直す必要なく、一気に簡単に複数セルの文字列を合体して1つにまとめることができます!
ぜひご活用ください。

エクセル&スプレッドシート 連続番号を振る方法(row関数)

連続番号を振る方法(row関数)

エクセルとGoogleのスプレッドシートで、連続番号を振る方法です!
row関数といって、管理表を作るときなどにとても高い頻度で使用できる便利な関数なのですが、操作方法を動画にまとめました。

とても簡単なので、是非参考にしてみてください。

エクセル&スプレッドシート 方眼紙の作り方

エクセル&スプレッドシートで方眼紙を作る方法

世間では「百害あって一利なし」と批判されることもあるエクセル方眼紙ですが、すでに社内であたりまえのように運用されていたりして、不便に感じてはいても使うしかない状況もあるのではないでしょうか?
もちろん使いやすいと感じて利用している方も少なくないのかもしれません。
いずれにしても、いちからエクセル方眼紙を作成したい方のために基本的な部分をまとめてみました。

こちらをぜひ参考にしていただければと思います!

エクセル&スプレッドシート 値が0の場合に空白を表示する方法

Excel&Spreadsheetで値が0の場合空白にする(非表示にする)方法

ExcelやGoogleのスプレッドシートで、計算結果の値が0になった場合に空白(非表示)にしたい、あるいは-(ハイフン)などの特定の文字で表示されるようにしたい場面があるかと思います。
私自身そういうケースが出てきたことが実際にあります。
そんな時にこのIF関数を用いた方法を活用していただければOKです!

実用性がとても高いので、是非参考にしてみてください!

エクセル&スプレッドシートで小数点以下を切り捨てる方法

エクセル&スプレッドシートで小数点以下を切り捨てる方法

Excelやスプレッドシートで、小数点を含む値になった場合に、小数点以下を切り捨てたいケースがあるかと思います。
幾つかの手段がありますが、今回は「INT関数」を活用することで、簡単に小数点以下を切り捨てる方法をご説明します。

非常に簡単なので、こちらを活用していただければと思います!

エクセル・スプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法

エクセルやGoogleのスプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法

エクセルやGoogleのスプレッドシートで、管理帳票を運用する場合などに、決まった選択肢や名称を都度入力するのは大変面倒ではないでしょうか。 そんな時に役立つのが「プルダウンリスト」です! あらかじめ決まった項目名をリストとして設定することで、セル上でプルダウンで選択するだけで簡単に入力できるようになります。

この方法を知っているだけで、毎回のルーチン作業が一気に楽になること間違いなしです!!

Gmailで届いたメールに自動で返信する方法

夏休みやお正月などの長期休暇に入る時、メールに対する返信がしばらくできない時があります。
そんな時は、使用しているメーラーの自動返信機能を使って、対応しましょう。
この機能は外国人の方の方が使用している率が高いように感じます。きっと外国では、長期休暇が普通なのでこの機能が浸透しているのかもしれないですね。

まずは設定方法

まずは、不在通知の機能がどこにあるのかを説明します。もし、インボックス(Inbox)を使用している場合、左メニューのGmailからGmailに戻ってから作業してください。

  1. Gmailの受信トレイを開く。
  2. 右上の「歯車マーク」を押下。
  3. 「設定」を押してGmailの設定画面に入る。
  4. 「全般タブ」の一番下の方にある「不在通知」機能を設定する。

設定方法

gmail自動返信

  1. まずは、不在通知機能をオンにして、開始日と終了日を決めます。日付をクリックするとカレンダーが出てきてカレンダーから年月日を指定できるので安心です。(年月日を決められるので、設定しっぱなしでも翌年に影響が出ませんので安心設計ですね。
  2. 次に、件名を決めます。夏休みなら「夏季休暇のお知らせ」お正月なら「冬季休暇のお知らせ」などが無難かもしれません。
  3. メッセージを記載します。これが一番大変かもしれないですが、自分のメーラーの中で「長期休暇」とか「夏季休暇」とか調べれば、参考になる文面の一つも見つかるかもしれないですね。
  4. 「連絡先のメンバーにのみ返信する」「契約したドメインの人にだけ返信する」が選べますが、何も選ばなければ、全部のメールに返信しますので、私は何もチェックを入れません。

これで、自動返信は完了です。注意が必要なのが、「時間指定はできない。」点です。日付が変わった時点で動き出しますのでそこはきっちりご確認ください。

G suite(旧Google Apps)の削除してしまったユーザーを復活させる方法

公式サイトには
https://support.google.com/a/answer/1397578?hl=ja
こちらのように記載があり、基本的には読んで作業すれば良いのですが、何分、わかりにくい。
なので、キャプチャーを撮ったので、貼り付けておきます。

とにかく、メニューが探しにくい!

ちなみに5日をすぎると復活できない模様です。
このコンソールでは、2人だけ復活可能対象のアカウントがありました。